Zwei unterschiedliche Dinge
Eine Person ist ein Datensatz in Ihrem Verein: zum Beispiel Name, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer, Status und Beiträge. Ein Mitglied wird als Person geführt. Eine Person kann aber auch ohne Mitgliedschaft erfasst sein. Der Datensatz selbst hat kein Passwort und kann sich nicht bei Membergy anmelden.
Ein Benutzer ist ein Zugang zu Membergy mit einer Login-E-Mail-Adresse und einem Passwort. Der Zugang kann auch Passkeys und Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden. Berechtigungen sind in Rollen gebündelt; Rollen werden Benutzern pro Verein zugewiesen. Ein Benutzer muss kein Mitglied und auch nicht mit einer eigenen Person verknüpft sein. So können beispielsweise eine externe Steuerberatung oder Kassenprüfung mit passenden Rechten arbeiten, ohne als Vereinsmitglied geführt zu werden.
Ein Zugang kann mehreren Vereinen angehören. Die Personendaten bleiben getrennte Datensätze des jeweiligen Vereins; Verwaltungsrechte in einem Verein erlauben keinen Zugriff auf einen anderen.
Eigene Person und Verwalter
Membergy unterscheidet zwei Verbindungen:
- Eigene Person: Der Zugang gehört zu dieser Person. Ein Benutzer kann pro Verein höchstens eine eigene Person haben, auch wenn ein früherer Datensatz gelöscht wurde und noch im Papierkorb liegt. In mehreren Vereinen kann derselbe Zugang jeweils mit einer eigenen Person verbunden sein.
- Verwalter: Ein Zugang darf für eine andere Person handeln, etwa ein Elternteil für ein Kind. Ein Benutzer kann mehrere Personen verwalten; eine Person kann mehrere Verwalter haben. Die eigene Person wird dadurch nicht ersetzt.
Das Feld Benutzer an der Person zeigt die Verbindung zur eigenen Person und ist im normalen Personenformular schreibgeschützt. Der übliche Weg zur Verknüpfung ist die Einladung oder Kontoerstellung. Ein vorhandener fremder Zugang wird nicht allein durch eine gleichlautende E-Mail-Adresse zugeordnet: Der Inhaber nimmt die Einladung selbst an.
Das Feld Verwalter ist davon getrennt. Zur Auswahl stehen Benutzer des aktuellen Vereins. Für eine Änderung brauchen Sie Benutzer bearbeiten und Zugriff auf das bearbeitbare Personenformular. Ohne diese Berechtigung ist die Auswahl schreibgeschützt; je nach Datensatz und Ihren Rechten wird das Feld auch nicht angezeigt.
Eine Verwalterverbindung macht den Benutzer nicht zum Vereinsadministrator. Ob er Daten bearbeiten darf, hängt weiterhin von seinen Berechtigungen ab, zum Beispiel Eigene Person bearbeiten. Die Mitgliederzone berücksichtigt eigene und betreute Personen bei ihren Daten, Terminen und Dienstplänen.
Typische Fälle
Ein Mitglied braucht einen Zugang
Legen Sie die Person mit ihren Vereinsdaten an und verbinden Sie sie anschließend mit einem Zugang. Eine Einladung ist der übliche Weg: Die Person nimmt sie an und vergibt bei einem neuen Zugang ihr Passwort selbst. Die Anleitung Mitglieder mit einem Zugang verbinden beschreibt Voraussetzungen, Rollen, Versand und das Zurückziehen einer Einladung.
Eine Person ohne Zugang bleibt ein vollständiger Vereinsdatensatz. Für Stammdaten, Status und Beiträge ist kein Login nötig. Eine in den Kontaktdaten eingetragene E-Mail-Adresse allein ist noch kein Benutzerkonto.
Ein Elternteil handelt für ein Kind
Das Kind kann ohne eigenen Zugang geführt werden. Der Zugang des Elternteils wird als Verwalter verbunden. Bei Familienbeziehungen kann darf verwalten diese Verbindung automatisch herstellen, sobald der Elternteil einen verknüpften Zugang besitzt. Die Zuordnung ist keine Verwaltungsrolle des Vereins.
Zum Aufheben prüfen Sie das Feld Verwalter und die Familienbeziehung: Eine aus der Familie abgeleitete Verbindung hängt an darf verwalten. Änderungen der Auswahl können auch dieses Familienrecht entfernen. Das Kind und seine Vereinsdaten bleiben erhalten.
Eine externe Person braucht Verwaltungsrechte
Verwenden Sie einen Benutzerzugang, der dem Verein zugeordnet ist, und vergeben Sie die benötigten Rollen und Berechtigungen. Ein zusätzlicher Mitgliedsdatensatz ist dafür nicht erforderlich. Welche Listen und Aktionen angeboten werden, hängt von diesen Rechten und den Vereinsfunktionen ab.
Für Externe ohne bestehenden Membergy-Zugang ist Benutzer → Neu der einfachere Weg: Sie legen den Zugang an und setzen als Verwaltung das Passwort. Dabei entsteht kein Personendatensatz. Besitzt die externe Person bereits einen Zugang, senden Sie ihr eine Einladung aus einem Personendatensatz ohne Mitgliedsstatus; nach Annahme gehört der Zugang Ihrem Verein an. Dieser Datensatz zählt zur Personengrenze Ihres Tarifs; mit dem verknüpften Zugang zählt er außerdem zu den zahlungsrelevanten Personen bei der Abo-Abrechnung.
Ergebnis prüfen und später ändern
Prüfen Sie beim Mitglied das angezeigte Feld Benutzer und gegebenenfalls die Verwalter. Prüfen Sie am Benutzer die Rollen im richtigen Verein. Nach Annahme einer Einladung stehen die vereinbarten Rollen zur Verfügung; vorher ist die Einladung noch keine Verbindung zum Zugang.
Ändern Sie Login-E-Mail-Adresse oder Passwort im Benutzerkonto, sind das andere Daten als die Kontaktdaten der Person. Bei einer E-Mail-Änderung am Benutzer kann die Verwaltung mit der angebotenen Option passende E-Mail-Kontaktdaten der eigenen Personen mitändern. Die Profilanleitung erklärt die Einstellungen des Zugangs.
Ein Austritt oder geänderter Mitgliedsstatus ist eine Änderung an der Person und kein Ersatz für die Prüfung des Benutzerzugangs und seiner Rechte. Verwalterrechte und Vereinsrollen prüfen Sie jeweils getrennt, wenn eine Aufgabe endet.
Häufige Fragen
- Warum sehe ich Personen ohne Benutzer? Ein Vereinsdatensatz braucht keinen Login. Eine Einladung ist nur nötig, wenn jemand Membergy selbst nutzen soll.
- Warum sehe ich Benutzer ohne eigene Person? Ein Zugang kann Verwaltungsaufgaben übernehmen oder betreute Personen verwalten, ohne selbst Mitglied zu sein.
- Warum kann ich einen Benutzer nicht mit zwei eigenen Personen verbinden? Pro Verein gibt es eine eigene Person je Zugang. Für weitere Personen verwenden Sie Verwalter; prüfen Sie bei alten Datensätzen auch den Papierkorb.
- Warum fehlen Menüeinträge? Berechtigungen gelten im ausgewählten Verein. Eine Verwalterverbindung allein öffnet nicht die gesamte Vereinsverwaltung.